Administratief organisator

Voor de versterking van de afdeling dringende geneeskundige hulpverlening (dgh) en rampenmanagement gaan we over tot de aanwerving van een administratief organisator met een voltijds contract van bepaalde duur voor 1 jaar.

Er wordt een wervingsreserve aangelegd die gedurende 6 maanden geldig blijft.

Takenpakket

Je plant en organiseert opleidingen, acties, tests en examens van A tot Z.

  • Je legt lessenroosters en opleidingsmateriaal vast.

  • Je plant docenten en rollenspelers in.

  • Je verzorgt de volledige logistieke organisatie (aanwezigheidslijsten, locaties, …).

  • Je ontvangt deelnemers, docenten en rollenspelers tijdens de opleiding.

Je doet de administratieve opvolging van de opleidingen.

  • Je verwerkt aanwezigheidslijsten.

  • Je stelt documenten op voor tests en examens.

  • Je beheert de punten van tests en examens.

  • Je stelt diploma's, brevetten, getuigschriften en attesten op.

  • Je levert input in het administratieve systeem Magenta. 

Je ondersteunt de financiële aspecten van de opleidingen.

  • Je doet subsidieaanvragen.

  • Je stelt dossiers op voor facturatie. 

Je verstrekt informatie aan alle betrokkenen.

  • Je beantwoordt vragen om inlichtingen van interne en externe klanten persoonlijk, telefonisch of via mail.

  • Je verstuurt elektronische uitnodigingen/bevestigingen naar cursisten, docenten en rollenspelers.

  • Je stelt brieven, teksten, nota’s, ... op.

  • Je legt contacten met diverse organisaties op vraag van de leidinggevende. 

Competenties

Als administratief organisator beschik je over onderstaande specifieke gedragscompetenties. 

  • stressbestendig

  • communicatief

  • klantgericht

  • goed in plannen en organiseren

  • zin voor initiatief

  • nauwkeurig

  • grote mate van zelfstandigheid

  • samenwerken

Hiernaast beschik je over volgende kenniscompetenties. 

  • grondige kennis van moderne informaticatoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en internettoepassingen)

  • basiskennis over de structuur en opleidingen van Campus Vesta

  • goede kennis inzake documentenbeheer en klassement

Bijkomend aandachtspunt

  • inzicht in het werkveld van de opleidingswereld voor volwassenen

  • vertrouwd met opmaken van planningen (in een opleidingscontext)

  • flexibiliteit: bereid zijn om buiten de diensturen en op zaterdag te werken

  • Relevante werkervaring in een opleidingscontext is een pluspunt.

Aanwervingsvoorwaarden

Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld. Aan deze aanwervingsvoorwaarden moet voldaan zijn bij de uiterste inschrijvingsdatum.

Ons aanbod

Geïndexeerd loon

Je start in salarisschaal: C1.
Het brutomaandsalaris ligt tussen 1.927,37 en 3.122,20 euro.

Na 4 jaar anciënniteit bij Campus Vesta apb en een gunstige evaluatie ga je over naar salarisschaal C2.
Het brutomaandsalaris ligt tussen 2.190,52 en 3.243,11 euro.

Na 18 jaar anciënniteit bij Campus Vesta apb en een gunstige evaluatie ga je over naar salarisschaal C3.
Het brutomaandsalaris ligt tussen 2.880,39 en 3.527,59 euro

Bij je aanwerving gaan we na hoeveel jaar relevante ervaring je in eerdere functies hebt opgebouwd. Die ervaring wordt meegenomen in de berekening van je brutosalaris.

Bekijk de loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en nettomaandsalaris.

Extralegale voordelen 

  • gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid om gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten
  • maaltijdcheques van 7 euro
  • gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk
  • fietsvergoeding
  • 35 dagen jaarlijkse vakantie (a rato van het aantal gepresteerde maanden en je tewerkstellingspercentage)
  • aanvullend pensioen voor contractuele personeelsleden
  • diverse opleidingsmogelijkheden
  • personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten
  • glijdende werkuren

Selectieprocedure 

1. CV-selectie 

Een cv-screening gaat de selectieprocedure vooraf. De binnengekomen cv’s worden gescreend op de volgende criteria: ervaring in functie van de taakomschrijving. Maximaal 7 kandidaten worden toegelaten tot het selectiegesprek.

2. Selectiegesprek: 5 juni 2019

Je wordt uitgenodigd voor een competentiegericht interview op 5 juni dat betrekking heeft op het profiel en de taakomschrijving van de functie, de verworven vaardigheden, evenals de motivatie en de affiniteit met het werkveld.

3. Eindselectie 

De selectiejury gaat over tot een grondige beoordeling van de kandidaten en stelt een eindrangschikking op. Deze rangschikking wordt gemotiveerd en onderbouwd op basis van de gestelde competenties.

Kandidaatstelling

Dien je kandidatuur uiterlijk op 26 mei 2019 online in via deze sollicitatielink. Ben je als persoon met een beperking erkend bij de VDAB? Dien dit bewijs dan mee in met je kandidatuur. 

Meer informatie 

Voor meer inlichtingen over de functie kun je terecht bij Ronald Ackermans (directeur afdeling brandweeropleidingen, dringende geneeskundige hulpverlening en rampenmanagement) via ronald.ackermans@campusvesta.be of 03 205 19 50.

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kun je terecht bij Shana Minnen (consulente werving en selectie) via shana.minnen@campusvesta.be of 03 205 19 50.