Onze onthaalbalie is op zoek naar versterking voor een periode van 4 maanden! We bieden je een voltijdse, tijdelijke contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van 1 januari 2025 tot en met 30 april 2025.

Als polyvalent onthaalbediende waak je mee over de organisatie van de permanentie op de campus en verzorg je ook het onthaal. In samenspraak met je collega’s zorg je er mee voor dat er altijd iemand aanwezig is zolang er cursisten aanwezig zijn op de campus.

Takenpakket

Je algemene taken zijn:

• warm en gastvrij ontvangen van docenten, cursisten, bezoekers en klanten aan de balie
• beantwoorden van vragen via persoonlijke gesprekken, telefoon en e-mail
• opmaken, controleren en beheren van de verschillende planningen en beheer van het materiaal voor opleidingen
• beheren van registratielijsten en mailboxen
• toegangscontrole en bezoekersregistratie
• administratieve ondersteuning van zowel je dienst als de afdelingen

Meer specifiek:

• verzorgen van het onthaal en de permanentie volgens het opgestelde werkschema
• klaarleggen van materiaal, aanwezigheidslijsten en documenten voor de opleidingen
• toewijzen van lokalen en oefenruimtes
• beheren van toegangsbadges en sleutels
• beheren van de algemene mailboxen en zorgen voor een goede communicatie binnen het team
• registreren en evalueren van activiteiten in opdracht van de verschillende afdelingen
• coördineren van zaalreservaties en verhuur van locaties waaronder de buitenlocaties
• beheren van prijsvragen voor materialen en aanvragen voor verhuur
• ondersteuning van de communicatiedienst voor info en promotiemateriaal (bv. affiches, organiseren evenementen)
• verantwoordelijkheid voor het afsluiten van het hoofdgebouw

Heb je nog vragen bij dit takenpakket?

Dan kan je hiervoor terecht bij jouw toekomstige leidinggevende Wim Goetschalckx, hoofdcoördinator. Je kan hem bellen op +32 3 540 02 65.

Wie ben jij?

• Je bent snel beschikbaar (van 1 januari 2025 tot 30 april 2025).
• Je hebt uitstekende gedragscompetenties zoals luisteren, mondelinge communicatie en klantgerichtheid.
• Je hebt een goede kennis van moderne informaticatoepassingen.
• Je hebt begrip van interne veiligheidsnormen.
• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair of gelijkgesteld.
• Je bent flexibel en beschikbaar van maandag tot vrijdag en op zaterdag op afwisselende basis (zoals aangegeven in het werkschema).
• Je hebt een proactieve houding en neemt zelf initiatief om ervoor te zorgen dat er altijd iemand beschikbaar is voor permanentie.
• Je kunt goed samenwerken in een team en communiceert helder en duidelijk.
• Je bent klantgericht en vriendelijk bij het te woord staan van bezoekers en het behandelen van hun vragen.
• Ervaring met administratieve taken en organisatorische vaardigheden zijn een pluspunt.
• Je kan jezelf vlot uitdrukken in het Nederlands.

Aandachtspunten

De werkuren zijn van maandag tot vrijdag van 7.30 uur tot de laatste cursist de campus heeft verlaten. Tijdens het academiejaar is er ook een avonddienst (tot 22 uur) op maandag en donderdag en een zaterdagdienst. Hier zal tijdens de invulling van de permanentie rekening mee gehouden worden. Gelet op bovenstaande uren is een rijbewijs B een meerwaarde (beperkt openbaar vervoer).

Wat bieden wij?

• Aantrekkelijk salaris volgens functieschaal C1 aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, laptop en 12 vakantiedagen.
• Daarnaast bieden wij diverse opleidingsmogelijkheden en een rijk aanbod aan sociale en sportieve activiteiten.

Ontdek meer over onze uitgebreide extralegale voordelen en gebruik onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te krijgen van zowel je bruto als netto maandsalaris.

Selectiestappen

Stuur ons je cv en motivatiebrief uiterlijk op 6 december 2024 via de solliciteerknop op de website van de provincie Antwerpen.

Wij screenen alle binnengekomen cv’s en motivatiebrieven op basis van relevante ervaring in het takenpakket, relevante kennis en/of opleidingen en persoonlijke motivatie. We selecteren maximaal 10 kandidaten die we graag uitnodigen voor een opdracht ter plaatse en een gesprek op woensdag 11 december 2024.

Meer info

Is er nog iets niet duidelijk over de selectieprocedure, de verloning of de extralegale voordelen? Dan helpt Sarah Frison consulente werving & selectie je graag verder, telefonisch via 03 240 54 19 of via sarah.frison@provincieantwerpen.be.